Invoice: o que é, para que serve e como emitir?

O que é Invoice e por que ela é essencial para serviços no exterior?

Invoice Internacional, Commercial Invoice ou simplesmente Invoice é um termo em inglês que representa uma fatura emitida em casos de prestação de serviços ou venda de produtos para clientes no exterior. É um documento semelhante à tradicional nota fiscal, porém neste caso gerada para as operações de importação ou exportação.

As notas fiscais, como a NFS-e, NFC-e e a NF-e, têm seus próprios objetivos e funções, e a emissão delas garante que as leis que envolvem as relações de consumo e de tributos sejam cumpridas por ambos os lados da transação. Por isso, a Invoice e a nota fiscal são tão parecidas: são documentos que asseguram a legitimidade de suas respectivas transações.

Segundo dados oficiais do Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Serviços, em 2021 o Brasil exportou US$ 280.814.577.460 FOB (sigla de Free on Board, ou seja, nas vendas de produtos, o exportador é responsável pela mercadoria apenas até o momento em que ela entra no meio de transporte). É muito dinheiro! Imagine o caos que seria se não houvesse nenhum documento para garantir a segurança dessas transações financeiras?

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Por que a Invoice é importante para quem presta serviços para fora do Brasil?

Seja você PF ou PJ, o Invoice é a base que formaliza a negociação internacional e garante a transparência da operação. Ele comprova que o serviço foi prestado e é essencial para que o seu pagamento seja autorizado pelas instituições financeiras. 

Sem ele, os bancos brasileiros não costumam liberar o crédito dos valores recebidos do exterior, pois não têm como garantir a origem da receita.

Invoice vs. Nota Fiscal: qual a diferença?

Uma dúvida comum quando o assunto envolve receber salário do exterior é a diferença entre invoice e nota fiscal.

O Invoice é um documento utilizado para formalizar transações internacionais. Ele é usado para registrar a venda de produtos ou a prestação de serviços entre empresas de diferentes países. A Invoice é exigida pelas instituições financeiras no processo de pagamento em moeda estrangeira.

Já a Nota Fiscal é usada dentro do Brasil para registrar transações comerciais internas. Ela garante o cumprimento das obrigações tributárias nacionais, sendo exigida para a maioria das transações dentro do país. Existem tipos específicos, como a NF-e e a NFS-e, que são usadas dependendo do tipo de operação que você fizer.

Quando a Nota Fiscal pode ser necessária além do Invoice?

Apesar do Invoice ser o principal documento para transações internacionais, em alguns casos você precisará usar a Nota Fiscal de Exportação. Esse documento é exigido quando uma empresa brasileira realiza a exportação de mercadorias.

Se o serviço for prestado a uma empresa brasileira, mesmo que o cliente final seja internacional, pode ser necessário emitir uma NFS-e, especialmente quando há intermediários ou quando a operação envolve filiais no Brasil.

Caso você seja um global worker que preste trabalhos apenas digitais, sem envolver nenhuma mercadoria física, não precisará se preocupar com a Nota Fiscal.

Para que serve o Invoice na prática para o profissional brasileiro?

Como você viu acima, o Invoice é importante para todos os brasileiros que prestam serviços ou vendem produtos para o exterior. É ele que facilitará a transação e assegurará que o pagamento será feito de forma legal. Mas além disso, quais são suas funções?

Formalizar a cobrança e detalhar o serviço para o cliente estrangeiro

O Invoice formaliza a cobrança do serviço prestado. Ele descreve claramente o que foi acordado, incluindo o:

• Valor;
• Prazo de pagamento;
• Condições.

Garantindo que o cliente estrangeiro compreenda os termos e evite disputas sobre o que foi negociado com você.

Ser o comprovante obrigatório para o recebimento legal do dinheiro no Brasil

Quando você recebe dinheiro de fora, o Invoice é o comprovante que garante a conversão legal do valor no Brasil. Sem esse documento, as instituições financeiras não liberam o crédito do valor em moeda estrangeira, travando o processo de pagamento, e te deixando, muitas vezes, sem salário.

Servir como comprovante para sua contabilidade e declaração de impostos no Brasil

Além de facilitar o recebimento do pagamento, o Invoice também serve como um registro contábil. Ele funciona como comprovante de rendimento e facilita o preenchimento das obrigações fiscais, ajudando te manter regular perante o fisco brasileiro.

A emissão do Invoice é obrigatória?

Não são todos os casos em que o Invoice é obrigatório. Mas de qualquer forma, sempre recomendamos gerar este documento, afinal é um comprovante oficial das transações realizadas. Entenda as diferenças.

Invoice obrigatório

Quando o valor da operação de importação ou exportação for acima de USD 3000 (ou o equivalente em qualquer outra moeda), o Invoice é obrigatório. Nesse caso, Nesse caso, o documento é exigido pela legislação para registrar e validar oficialmente a transação comercial.

Invoice recomendado

Em caso de transações com valor abaixo de USD 3000 (ou o mesmo valor em outra moeda), a emissão é dispensada. Porém, é altamente recomendado ter o Invoice mesmo assim, como forma de indicar e comprovar a natureza da operação e origem desse dinheiro.

Assim, é possível evitar problemas fiscais e tributários com os órgãos fiscalizadores. É uma forma segura de prevenir problemas e evitar transtornos que podem atrapalhar sua remuneração e causar muita dor de cabeça.

Benefícios da emissão do Invoice, mesmo quando não obrigatória

Embora o Invoice não seja exigido em todas as transações, ela garante uma série de benefícios adicionais:

• Transparência: facilita a comunicação clara entre as partes, garantindo que os dois lados estejam cientes de todas as condições acordadas;
• Prevenção de fraudes: o Invoice ajuda a evitar disputas sobre o valor, tipo de serviço ou produto e a origem do pagamento;
• Segurança: serve como um comprovante formal em caso de auditoria ou questionamentos fiscais.

Como emitir um Invoice: o que ela deve conter e ferramentas úteis

Se você trabalha no exterior, este documento será seu maior aliado. E para te ajudar como emitir um Invoice sem erros, leve sempre em consideração as seguintes questões:

Quem emite o Invoice?

A responsabilidade de emitir o Invoice é sua - o prestador do serviço. Ou seja, se você realiza a transação com o cliente, deverá criar o documento, garantindo que todos os detalhes estejam registrados corretamente.

A empresa ou o cliente com quem você está trabalhando pode enviar um modelo para você preencher, mas, em alguns casos, a responsabilidade será inteiramente sua.

Como emitir o Invoice?

Para emitir o Invoice, você pode criar o documento manualmente usando editores de texto, planilhas ou plataformas especializadas. O processo é simples, mas deve seguir um formato adequado e incluir todas as informações básicas.

Como preencher o Invoice?

O invoice deve conter os seguintes dados obrigatórios:

1. Seus dados (nome, endereço, e-mail, etc.);
2. Dados do cliente (nome, endereço e informações de contato);
3. Número único do invoice para identificação;
4. Data de emissão;
5. Descrição detalhada dos serviços ou produtos prestados;
6. Valor total da transação, incluindo impostos;
7. Condições de pagamento (prazo e forma);
8. Moeda e taxa de conversão;
9. Impostos aplicáveis.

Esses dados são importantes para garantir a validade da transação e a clareza na comunicação com seu cliente.

Ferramentas para facilitar a emissão do seu Invoice

Você pode utilizar diversas ferramentas para criar seu Invoice:

• Editores de texto ou planilhas (Word, Excel, Google Docs/Sheets): essas ferramentas permitem criar um modelo simples e personalizável, ideal para quem está começando e não quer complicações.;
• Modelos prontos online: há templates gratuitos na internet que facilitam o preenchimento de todos os campos necessários;
• Plataformas online de gestão financeira ou emissão de Invoice: ferramentas como QuickBooks, Zoho Invoice e Payoneer ajudam a gerar, enviar e controlar suas Invoices de forma automatizada. Inclusive, algumas plataformas de pagamento tem integração com esses programas.

Essas opções ajudam a tornar o processo mais eficiente, garantindo que seu invoice seja gerado corretamente e enviado sem complicações.

Conclusão

Em suma, se você for um global worker ou vende produtos para o exterior, o Invoice é um documento que você não pode deixar de fazer. Ele é a fatura oficial das transações internacionais e serve para formalizar a cobrança de forma clara e transparente.

Sem sua emissão, o processo de recebimento de valores pode se tornar problemático, especialmente no Brasil, onde as instituições financeiras exigem esse registro para liberar os valores em moeda estrangeira.

Ao gerar o Invoice corretamente, você garante que a transação será reconhecida legalmente e o pagamento poderá ser feito de maneira adequada. Sem falar que ele ajuda a evitar problemas fiscais e assegura que o dinheiro será recebido sem contratempos, facilitando o processo de recebimento e a regularização financeira.

Se você deseja entender melhor como receber seu salário do exterior de maneira prática, confira nosso guia sobre o assunto.

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